Generalforsamling

Generalforsamlingen som ramme for synlighed og fællesskab

Generalforsamlingen er mere end formalia. I Roskilde lokalforening bruges den til at vise årets indsats, pleje medlemskabet og invitere til engagement. Det er en enkel, nærværende aften med klar information og godt værtskab.

Rammen

Lokalforeningen sender nyhedsbrev ud til medlemmerne i god tid inden generalforsamlingen. Der indrykkes også annonce i ugeavisen og lægges opslag på lokalforeningens facebookside. Selve aftenen starter med et foredrag, og derefter holdes en spisepause med sandwichs og drikkevarer, som lokalforeningen giver. Herefter følger selve generalforsamlingen. Områdekonsulenten fungerer som dirigent for at sikre en rolig og korrekt afvikling.

Fokus: synlighed og engagement

”Beretningen gøres konkret med billeder fra årets aktiviteter på en stor skærm. De bestyrelsesmedlemmer, der har ansvar for de forskellige områder som Landsindsamling, Solkampagne, Sundhedsdagen og Lyserød Lørdag, fortæller undervejs om aktiviteterne, så beretningen bliver så levende som muligt – og det giver som regel anledning til nysgerrige spørgsmål og anerkendende kommentarer fra tilhørerne”, siger Inge Mølgaard, som er formand for Roskilde lokalforening.

Den skriftlige beretning deles ud, så alle kan følge med. Det skaber overblik for deltagerne og gør foreningens arbejde tydeligt.

Også regnskabet vises på storskærm, så alle kan følge med.

Rekruttering sker naturligt 

Medlemmer, der overvejer bestyrelsesarbejde, kan få en uformel snak med bestyrelsen inden mødet; ligesom man også kan stille op på selve generalforsamlingen. Det gør vejen ind i bestyrelsen enkel og tydelig, og man får afstemt forventningerne. ”Det skal være hyggeligt og rart at være med i bestyrelsen” understreger Inge Mølgaard.

Udbytte for deltagere og lokalforening 

Deltagerne får et klart billede af lokalforeningens arbejde og mulighed for dialog. Bestyrelsen får feedback, synlighed og kontakt til potentielle nye frivillige. Det styrker legitimiteten og fællesskabet.

Vil I gøre noget lignende? 

En god invitation i god tid, kort fagligt indhold før mødet, en beretning med billeder – præsenteret af de ansvarlige tovholdere er en enkel opskrift. Supplér med tydelig information om, hvordan man kan engagere sig — så bliver generalforsamlingen både relevant og rekrutterende.

Generalforsamlingen som ramme for fejring, anerkendelse, hygge og ny viden

Generalforsamlingen i Odense lokalforening bruges som medlemspleje, hygge samt fejring og anerkendelse af frivillige i lokalområdet.

 Alle medlemmer, frivilliggrupper, netværk og samarbejdspartnere inviteres.  Det er frivillige fra Stafet for livet, Genbrugsbutikken, Kræftrådgivningen, Mandegruppen, lyserød lørdag, indsamlere fra Landsindsamlingen, Knæk Cancer, Solkampagnen, Navigatorer og Naturtræning.

Der deltager ca. 100 personer.

Aften foregår i kræftrådgivningen og starter med tapas der kan spises stående og derefter generalforsamling og til sidst et spændende foredrag. For at hylde og påskønne frivillige i Odense uddeler bestyrelsen hvert år en hæderspris til en frivillig der har gjort en særlig indsats i lokalforeningeni løbet af året.

Efter generalforsamlingen er der et foredrag på ca. en time. I 2025 holdt Senfølger Klinikken i Odense et oplæg om senfølger.

Synlighed og planlægning i god tid

”Jeg tror det er vigtigt at have planlagt generalforsamlingen i god tid og gøre den både hyggelig og inspirerende. Hos os fastsættes datoen allerede lige efter sommerferien og jeg sender generelt et nyhedsbrev ud til medlemmerne hver måned med datoer og beskrivelser af de kommende aktiviteter. Så medlemmerne ser aktiviteterne mange gange i løbet af året”, udtaler formand Jan Engel Andreasen.

Generalforsamling på 40 minutter:

Efter spisning og kort orientering fra kræftrådgivningen er der generalforsamling som højst varer 40 min.  Dagsorden og alle punkterne vises på storskærm, så alle kan følge med.  Aktivitetsplanen gøres konkret med billeder fra årets aktiviteter, det gør beretningen mere levende. Plancherne lægges efterfølgende ud på lokalforeningens hjemmeside.

Generalforsamling med et godt grin og fællesspisning

Generalforsamlingen i Herlev Lokalforening har de seneste år været et samarbejde mellem Herlev Frivilligcenter og andre foreninger i kommunen for at øge foreningernes synlighed, styrke lokalforeningens kontakt til de andre foreninger, tiltrække flere borgere og rekruttere nye frivillige til bestyrelsen.

Planlægning

Til et fælles møde med foreningerne og frivilligcenteret ca. fire måneder inden aftalte vi, at:

• Frivilligcenteret fastlægger dato, indkalder foreninger til planlægningsmøde, booker lokaler og forplejning samt står for reklame og håndtering af tilmeldinger.

• Lokalforeningerne deler udgifterne til foredragsholder og forplejning mellem sig. Større foreninger betaler mere end de mindre.

• Lokalforeningerne skiftes til at være ansvarlige for at booke et foredrag i starten af aftenen. Lokalforeningerne får også taletid på scenen til at gøre reklame for sig selv.

• Lokalforeningerne sørger selv for teknik, materialer m.m. til egen generalforsamling.

Fællessang, stand-up og god årsberetning

I 2025 startede aftenen med kaffe og fællessang i den store sal i Medborgerhuset, herefter underholdning med en lokal komiker, Jacob Svendsen, der leverede et virkelig sjovt og energisk show. Herefter fik vi som forening lov til at præsentere os på scenen og ’lokke’ publikum ud til vores generalforsamling. Hver forening gik herefter ud i separate lokaler. Til sidst var der fællesspisning i Medborgerhusets Café.

Vi inviterede egne medlemmer via nyhedsbrev og Facebook. Frivilligcenteret inviterede deres medlemmer og markedsførte arrangementet via plakater og deres egne kanaler. På selve aftenen hang vi billeder op fra årets mange arrangementer, og forskellige frivillige fortalte under årsberetningen med udgangspunkt i billederne om deres oplevelse af at være med til arrangementerne, og hvorfor det var sjovt og meningsfuldt at deltage. Det gav en fin anerkendelse af al den tid, de havde brugt på det frivillige arbejde i løbet af året.

Hvad fik vi ud af det?

Deltagerne fik en god aften med gratis mad og underholdning. For lokalforeningen var udbyttet begrænset, da der ikke dukkede så mange op til selve generalforsamlingen – det gjorde der til gengæld det første år. Som deltager tilmelder man sig kun det fælles arrangement, og derfor ved man ikke, hvordan deltagerne fordeler sig på generalforsamlingerne efter underholdningen. Enkelte foreninger meldte desværre fra under planlægningen, og derfor blev omkostningerne større for os end først forventet. Vi synes dog, at det alligevel har været meningsfuldt, fordi vi nu har fået et godt og tæt samarbejde med både Frivilligcenteret og Medborgerhuset.